De privacywetgeving bij ziekte en verzuimbegeleiding

Een veelgestelde vraag van zowel werkgevers als medewerkers is: "Wat mag de bedrijfsarts delen met de werkgever?" Werkgevers willen vaak weten wat er speelt, terwijl medewerkers hun privacy belangrijk vinden.

In deze blog leggen we uit wat wel en niet mag volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook gaan we in op de regels voor jou als werkgever.

Als arbodienst en daarmee ook de bedrijfsarts en taakgedelegeerden, zoals de POB en de casemanager, dienen wij ons strikt te houden aan de AVG. Deze wetgeving is ontworpen om de privacy van medewerkers te waarborgen. Het is daarom belangrijk om te begrijpen welke informatie gedeeld mag worden en welke niet.

Wat mag gedeeld worden tussen bedrijfsarts en werkgever?

Relevante werkinformatie: De werkgever heeft recht op voldoende informatie die relevant is voor de werkzaamheden van de zieke medewerker. Dit omvat welke taken de medewerker niet meer kan uitvoeren en welke nog wel mogelijk zijn (beperkingen en mogelijkheden).

Duur van het verzuim: De bedrijfsarts mag de verwachte duur van het verzuim delen met de werkgever.

Mate van arbeidsongeschiktheid: Informatie over de mate van arbeidsongeschiktheid en adviezen over mogelijke aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies ten behoeve van re-integratie mogen ook gedeeld worden.

Wat mag niet gedeeld worden tussen bedrijfsarts en werkgever?

Medische gegevens: De bedrijfsarts mag geen details over de medische oorzaak van het verzuim delen. Dit zijn vertrouwelijke medische gegevens en vallen onder de bescherming van de AVG. De grens van informatie delen met de werkgever wordt dus getrokken bij medische gegevens.

Wat mag je als werkgever vragen of bespreken met je medewerker?

Verwachte duur van het verzuim: Je kunt rustig vragen hoe lang het verzuim vermoedelijk gaat duren. Dit is natuurlijk altijd lastig in te schatten voor je medewerker. Is het nog niet meteen duidelijk, maak dan goede afspraken om met elkaar in contact te blijven.

De werkzaamheden van je medewerker voordat hij/zij ziek werd: Bespreek samen of er zaken zijn die geregeld moeten worden. Stonden er afspraken gepland of moet er iets overgedragen worden?

Vangnetbepaling van de Ziektewet: Of de medewerker onder een vangnetbepaling (niet welke) van de Ziektewet valt, zodat je een melding naar het UWV kunt doen.

Ongeval: Is het verzuim veroorzaakt door een (verkeers)ongeval? Vraag dan of er een derde bij betrokken is geweest die aansprakelijk gesteld kan worden.

Wat je als werkgever niet mag vragen én niet mag registreren

Medische gegevens: Net zoals de bedrijfsarts geen medische gegevens mag delen met de werkgever, mag de werkgever dit ook niet vragen aan de medewerker of noteren in een verzuimdossier of personeelsdossier.

Valkuilen bij het informeren naar de gezondheid van de medewerker

Vaak gaan werkgevers met de beste intenties toch de fout in. Onder ‘geen medische gegevens vragen’ vallen ook schijnbaar onschuldige vragen, zoals "Hoe voel je je?". Strikt genomen zijn deze vragen niet toegestaan. Hieronder bespreken we enkele veelvoorkomende valkuilen en waar de grens ligt.

Onschuldige vragen: Vragen zoals "Hoe voel je je?" lijken onschuldig, maar kunnen leiden tot het delen van medische informatie. Strikt gezien mogen werkgevers deze vragen niet stellen, omdat het antwoord medische gegevens kan onthullen.

Gesprekken over diagnoses: Werkgevers mogen niet vragen naar de specifieke diagnose van de medewerker. Zelfs als de medewerker vrijwillig informatie deelt, moet de werkgever hier voorzichtig mee omgaan en niet doorvragen naar details. Een simpele vraag naar de uitslagen van een bloedonderzoek is niet toegestaan.

Informatie via mail: Wanneer een medewerker medische informatie (spontaan) mailt naar jou als werkgever, vergeet deze mail dan niet te deleten. Vertel je medewerker dat je deze informatie niet mag ontvangen. Vindt de medewerker het relevant voor de voortgang en beoordeling van zijn verzuim, adviseer hem/haar dan om dit te delen met het medisch secretariaat van de arbodienst of te bespreken met de bedrijfsarts of POB. Het bewaren van een dergelijke mail met deze informatie (ook in archief en ver verstopt), staat gelijk aan het registreren van medische informatie.

Gedetailleerde medische verslagen: Het is niet toegestaan om gedetailleerde medische verslagen of uitslagen van medische tests op te vragen of te bewaren. Deze gegevens vallen onder de vertrouwelijkheid van de medische beroepsgroep en de AVG.

Inschatten van herstelperiode: Hoewel werkgevers mogen vragen naar de verwachte duur van het verzuim, mogen ze niet vragen naar de redenen voor deze schatting als deze gebaseerd zijn op medische details.

Informatie uit onofficiële bronnen: Werkgevers mogen geen informatie over de gezondheid van de medewerker verzamelen uit onofficiële bronnen, zoals collega's of sociale media. Dit schendt de privacy van de medewerker en is in strijd met de AVG.

Beoordelen van medewerkersgedrag: Soms proberen werkgevers via gedragsobservatie conclusies te trekken over de gezondheidstoestand van een medewerker. Bijvoorbeeld: "Ik zag je sporten, voel je je al beter?" Dit soort vragen kan impliciet medische informatie bevatten en moeten vermeden worden.

Conclusie

Het is erg belangrijk voor werkgevers en medewerkers om te weten welke informatie gedeeld mag worden in het kader van ziekte en verzuim. De bedrijfsarts speelt hierbij een belangrijke rol en moet zich houden aan de regels van de AVG om de privacy van de medewerker te waarborgen. Door deze regels te volgen, wordt een balans gevonden tussen de informatiebehoefte van de werkgever en de privacyrechten van de medewerker. Onderaan deze blog hebben we alles nog op een rijtje gezet.

En als het fout gaat?

Op overtredingen van de AVG-wetgeving staan zware boetes. Als organisatie leid je hierdoor ook imagoschade. Af en toe haalt een grote organisatie hier de krant mee, dat wil je ten alle tijden voorkomen.

Er wordt scherp op AVG-naleving gecontroleerd bij een audit, of denk er eens aan wat er gebeurt wanneer er een datalek is? Daarnaast hebben medewerkers recht op inzage van hun personeelsdossier, dus ook via medewerkers kan er een klacht worden ingediend als jij informatie vastlegt die valt onder de privacywetgeving. Wees je ervan bewust dat medische gegevens vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens. Per definitie vallen zij onder de zwaarste categorie en zullen de boetes hoog zijn.

Training

We merken dat werkgevers het lastig vinden om met hun medewerkers het verzuim gesprek aan te gaan. Vaak ontbreekt er ook kennis over de AVG-wet. Daarom biedt Vitaal! een training verzuimgesprek aan. Tijdens deze training leren we werkgevers zich bewust te worden van de normen en waarden ten aanzien van verzuim, het gesprek constructief te voeren en rekening te houden met alle juridische aspecten.